Carlsberg produziert die Schulungsvideos zur Lieferkette mithilfe von KI nun selbst

Die Carlsberg-Gruppe ist einer der weltweit führenden Brauereikonzerne und produziert Bier und andere Getränke, die in mehr als 150 Märkten weltweit verkauft werden. Die integrierte Lieferkette mit Hauptsitz in der Schweiz ist für das Brauereinetzwerk, die Beschaffung und die durchgängige Planung zuständig und verarbeitet täglich für Millionen von Verbraucherinnen und Verbrauchern Rohstoffe zu Fertigprodukten.

Zu dieser Organisation gehört die „Integrated Supply Chain Academy“, eine Weiterbildungs- und Entwicklungsabteilung, die Braumeister, Betriebsingenieure, Einkaufsteams, Mitarbeiter in der Produktion und Change Agents in allen Regionen ausbildet, in denen Carlsberg tätig ist. Und genau dort fasste Synthesia zum ersten Mal bei Carlsberg Fuß — im Rahmen der KI- und Digitalisierungsinitiativen des Carlsberg Excellence-Programms mit dem klaren Ziel, für die ISC Academy die Entwicklung und Durchführung von Schulungen zu vereinfachen.

Branchensituation

Bei FMCG befindet sich die Lieferkette in einem permanenten Wandel. Standards entwickeln sich weiter, Sicherheitsvorkehrungen und Strategien ändern sich, und eine globale Belegschaft muss sich neue Arbeitsweisen in dem vom Unternehmen vorgegebenen Tempo aneignen.

Für die integrierte Lieferkette von Carlsberg, die den Brauereibetrieb, die Beschaffung und die Logistik in über 150 Märkten umfasst, bedeutet dies, dass Schulungen überall, in jeder Sprache schnell umgesetzt werden müssen.

Die Herausforderung

Jahrelang war die Abteilung „L&D“ von Carlsberg bei allen wichtigen Videos – sei es zu den Themen Sicherheit, Strategie, Veränderungsmanagement oder Schulungsinhalte – auf externe Agenturen angewiesen. Das Modell funktionierte zwar, brachte jedoch drei sich gegenseitig verstärkende Probleme mit sich.

Das erste Problem waren die Kosten. Jede Aufnahme begann mit dem gleichen Gespräch über das Budget.

„Normalerweise würde man sich gar nicht erst an eine Agentur wenden, wenn man nicht mindestens 10.000 Euro pro Video zur Verfügung hat – und die Kosten können leicht auf 15.000 oder 20.000 Euro steigen.“ – Polina Ananyina, Senior Manager Integrated Supply Chain Group Capabilities bei Carlsberg

Das zweite Problem war die fehlende Nachhaltigkeit der Investition. Sobald sich ein Prozess oder eine Norm änderte, war die Investition in das Video praktisch verloren.

"Wir haben vor acht Jahren einige schöne Videos gedreht. Sie sind mittlerweile völlig veraltet. „Sie waren so gut, und es ist wirklich schade, dass wir sie nicht mehr bearbeiten können.“ — Polina

Das dritte Problem betraf die Werkzeuge. Die Mitarbeiter bei Carlsberg mit den fundiertesten betrieblichen Kenntnissen hatten selten die Zeit oder die gestalterischen Fähigkeiten, diese in ein Video umzusetzen. Um die Schulungen für die gesamte globale Lieferkette anzubieten, benötigte L&D ein Tool, mit dem jeder im Unternehmen schnell arbeiten konnte. Ein Tool, das leicht zugänglich, intuitiv und benutzerfreundlich ist.

Die Lösung

Seit 2023 nutzte Carlsberg Synthesia, um Schulungen, Einarbeitungen und Kommunikationsinhalte im eigenen Haus zu erstellen, zunächst in der Integrated Supply Chain Academy, später dann Schritt für Schritt im gesamten Unternehmen.

Der Workflow ist unkompliziert:

• Eine PDF-Datei per Drag & Drop hineinziehen und den KI Assistenten die Struktur aufbauen lassen.
• Das Video mithilfe der Markenvorlage von Carlsberg erstellen, in der Farben, Logo und Layout bereits vordefiniert sind.
• Zuerst auf Englisch generieren und dann in die Sprachen übersetzen, die jeder Markt benötigt.
• Dann über SCORM, SharePoint oder einen direkten Videolink verteilen.

„Am liebsten nutze ich die Carlsberg-Vorlage, ziehe ein Dokument – meist eine PDF-Datei – per Drag & Drop hinein und schaue mir an, welche Informationen das System daraus extrahiert. „Der KI Assistent liefert mir eine erste Struktur, sodass ich nicht bei Null anfangen muss.“ — Polina

Über 100 Mitarbeitende von Carlsberg erstellen Inhalte

Was innerhalb der Integrated Supply Chain Academy begann, breitete sich schnell auf andere Bereiche aus. In weniger als zwei Jahren haben mehr als 100 Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen Inhalte in Synthesia erstellt, und die Akzeptanz nimmt weiterhin zu.

„Es hat Spaß gemacht. „Die Mitarbeiter konnten viele Videos selbst erstellen, ohne die umfangreichen Designkenntnisse, die früher nötig waren, um ein Schulungsvideo ansprechend zu gestalten.“ — Polina

Die Ergebnisse

Agenturbudget intern umgewidmet

Drei externe Dreharbeiten pro Jahr als konservative Grundlage bedeuteten früher mindestens 30.000 € Agenturgebühren, noch ohne Übersetzung, Schnitt oder Überarbeitungen. Das erscheint nicht mehr in der Gewinn- und Verlustrechnung von Carlsberg. Die damit verbundene Einschränkung, rechtfertigen zu müssen, ob ein Thema wichtig genug für eine Filmaufnahme war, fiel damit weg.

„Synthesia hat uns neue Möglichkeiten eröffnet. „Wir sind nicht mehr durch das Budget eingeschränkt und fragen uns auch nicht mehr: ‚Ist das wichtig genug, um ein Video darüber zu drehen?‘“ — Polina

Interne Lokalisierung für europäische und asiatische Märkte

Die Übersetzung eines E-Learnings erforderte früher einen zusätzlichen externen Anbieter neben der eigentlichen Produktion. Diese Kosten sind nun weggefallen. Carlsberg erstellt Inhalte in Englisch und passt sie für jeden Markt seiner Lieferkette an.

„Früher haben wir externe Agenturen damit beauftragt, jedes E-Learning-Programm zu übersetzen. „Jetzt haben wir dieses Problem nicht mehr.“ — Polina

Anwendungsfälle, die weit über Schulungen im Bereich Lieferkette hinausgehen

Was in Polinas Team begann, hat sich zu einer Kommunikationsmethode für Teams im gesamten Carlsberg-Konzern entwickelt: Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Produktion, kurze Sicherheitsschulungen, Schulungen im Bereich Einkauf, die auch Teams weit außerhalb der Beschaffungsabteilung ansprechen, Inhalte zum Veränderungsmanagement bei Strategiewechseln sowie Kommunikationsvideos, die auf SharePoint für alle Mitarbeiter des Unternehmens abrufbar sind.

„Von der Einarbeitung am Standort über Schulungen im Einkauf bis hin zu den Werbevideos, die wir auf SharePoint veröffentlichen, sieht die gesamte Organisation die mit Synthesia erstellten Videos.“ — Polina

Wie geht es weiter?

Nach zwei Jahren ist die größte Veränderung, die Synthesia nach Polinas Ansicht bei Carlsberg bewirkt hat, weder eine Funktion noch ein Workflow. Die größte Veränderung ist, dass die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen, die Inhalte erstellen, dies nicht mehr als lästige Pflicht betrachten.

„Synthesia hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Ich freue mich tatsächlich darauf, die Schulung zu erstellen, denn das ist deutlich besser als noch eine PowerPoint-Präsentation, die sowieso niemand lesen wird. „Die Schulungen mit Synthesia sind viel spannender“ — Polina Ananyina

Von der Fertigung bis zur Vorstandsetage – was auch immer Carlsberg als Nächstes vermitteln möchte, liegt ganz in Carlsbergs Hand.