Carlsberg usa videos con IA para la formación interna sobre la cadena de suministro

Carlsberg Group es uno de los principales grupos cerveceros del mundo, elabora cerveza y otras bebidas que se disfrutan en más de 150 mercados de todo el mundo. Su cadena de suministro integrada, con sede en Suiza, gestiona la red de fábricas de cerveza, el aprovisionamiento y la planificación integral que permite transformar las materias primas en productos acabados para millones de consumidores cada día.

Dentro de esa organización se encuentra la Integrated Supply Chain (ISC) Academy (Academia Integrada de la Cadena de Suministro), una unidad de formación y desarrollo que imparte formación a maestros cerveceros, ingenieros de operaciones, equipos de aprovisionamiento, operarios de planta y agentes del cambio en todas las regiones en las que opera Carlsberg. Y fue ahí donde Synthesia comenzó a utilizarse dentro de Carlsberg: se introdujo como parte de las iniciativas de IA y digitalización del programa Carlsberg Excellence, con un objetivo claro: simplificar la forma en que la Academia ISC diseña e imparte la formación.

Contexto de la industria

En el sector de productos de consumo de alta rotación (FMCG), la cadena de suministro está en constante transformación. Las normas evolucionan, las prácticas de seguridad cambian, las estrategias se modifican y los equipos de trabajo globales deben adaptarse a las nuevas formas de trabajar al ritmo que el negocio exija.

Para la cadena de suministro integrada de Carlsberg, que abarca las operaciones de las fábricas de cerveza, el aprovisionamiento y la logística en más de 150 mercados, esto significa que la formación debe llegar a todas partes, rápido y en todos los idiomas.

El desafío

Durante años, el departamento de L+D de Carlsberg dependió de agencias externas para la producción de videos importantes: seguridad, estrategia, gestión del cambio y contenidos educativos. El modelo funcionaba, pero planteaba tres problemas que se agravaban entre sí.

El primero era el costo. Cada sesión de fotos comenzaba con la misma conversación sobre el presupuesto.

"Normalmente, no habríamos contactado con una agencia sin disponer al menos de EUR 10 000 por video, sabiendo que esa suma podía fácilmente ascender a 15 000 o 20 000". — Polina Ananina, gerente sénior de Capacidades del Grupo de la Cadena de Suministro Integrada en Carlsberg

El segundo era la permanencia. En cuanto un proceso o norma cambiaban, el video se convertía en un costo irrecuperable.

"Hay algunos videos muy lindos que grabamos hace ocho años. Ahora están completamente desactualizados. Eran excelentes, y es una verdadera lástima que ya no podamos editarlos". — Polina

El tercer problema estaba dado por las herramientas. Los empleados de Carlsberg con un mayor conocimiento operativo rara vez eran los que disponían del tiempo o de las habilidades de diseño necesarias para plasmarlo en un video. Para ampliar la <0>formación a toda la cadena de suministro global, L+D necesitaba una herramienta que cualquier persona de la empresa pudiera utilizar fácilmente. Algo que fuese accesible, intuitivo y rápido de usar.

La solución

Carlsberg utiliza Synthesia desde 2023 para crear internamente contenidos de formación y comunicación, y para el proceso de incorporación, empezando por la Academia ISC y, de allí, a toda la empresa.

El proceso es muy sencillo:

• Arrastra y suelta un PDF y deja que el asistente de IA cree la estructura.
• Crea el video utilizando la plantilla de la marca de Carlsberg, con los colores, el logotipo y el diseño ya configurados.
• Genéralo en inglés y luego tradúcelo a los idiomas que cada mercado necesite.
• Distribuye el video a través de SCORM, SharePoint o un enlace de video directo.

"Lo que más me gusta es utilizar la plantilla de Carlsberg, arrastrar y soltar un documento, por lo general, un PDF, y ver qué datos extrae el sistema de él. El Asistente de IA ofrece una estructura inicial, así que no hay que empezar de cero". — Polina

Más de 100 creadores en Carlsberg

Comenzó dentro de la Academia ISC, y rápidamente se extendió a otras áreas. En menos de dos años, más de 100 empleados de toda la empresa han creado contenido en Synthesia, y la adopción sigue aumentando.

"Fue divertido. Todos pudieron crear muchos videos por su cuenta, sin las habilidades de diseño avanzadas que solían ser necesarias para lograr una formación atractiva". — Polina

Los resultados

Se reasignó el presupuesto de video antes dirigido a agencias

Tres grabaciones de video externas al año, con un cálculo conservador, solía significar un mínimo de EUR 30 000 en costos de agencia, sin incluir la traducción, las ediciones ni las revisiones. Eso ya no se incluye en el estado de resultados de Carlsberg. Ni tampoco está la limitación de tener que demostrar si un tema tenía la "importancia suficiente" para justificar la filmación.

"Synthesia nos permite acceder a todo el potencial. Ya no nos condicionan el presupuesto ni tener que pensar si algo justifica la creación de un video o no". — Polina

Localización interna en los mercados europeos y asiáticos

Para traducir un curso de aprendizaje virtual, había que contratar un segundo proveedor externo además de la producción original. Ese costo adicional ha desaparecido. Carlsberg genera contenido en inglés y lo adapta para cada mercado en el que opera su cadena de suministro.

"Antes, teníamos que pagarles a agencias externas para traducir cada formación virtual. Ya no tenemos ese problema". — Polina

Casos de uso que van mucho más allá de la formación en la cadena de suministro

Lo que comenzó en el equipo de Polina se ha convertido en una forma de comunicación para todos los equipos de Carlsberg: la incorporación de los nuevos empleados en la planta de producción, sesiones breves sobre seguridad, formación sobre aprovisionamiento que llega a equipos muy alejados del departamento de compras, contenidos sobre gestión del cambio cuando se producen cambios estratégicos y videos promocionales disponibles en SharePoint para que los pueda ver cualquier persona de la empresa.

"Desde la formación inicial para los trabajadores de planta hasta la formación en aprovisionamiento, pasando por los videos promocionales que subimos a SharePoint, toda la organización ve los videos creados con Synthesia". — Polina

¿Qué sigue?

Tras dos años de uso, el mayor cambio que Synthesia ha aportado a Carlsberg, según Polina, no es una función ni un flujo de trabajo. Es que las personas que crean contenido en toda su organización ya no lo ven como una tarea por cumplir.

"Synthesia ha cambiado por completo nuestra forma de trabajar. La verdad es que ahora me entusiasma crear la formación, porque es mucho mejor que hacer otra presentación más con diapositivas que nadie va a leer. Con Synthesia, la formación es mucho más atractiva". — Polina Ananina

Desde la planta de producción hasta la sala de juntas, todo lo que Carlsberg quiera enseñar está en manos de la empresa.