LBBW centralise sa production vidéo avec Synthesia

Pour une banque, le choix d’un outil d’IA n’est qu'un début. Le véritable défi consiste à le déployer en satisfaisant aux exigences de l’ensemble de l’organisation. LBBW a réussi à relever ce défi, puis a vu ses unités opérationnelles s’emparer de Synthesia et l’adopter pleinement.

Le défi

« Nous avons reçu une demande de l’une de nos unités opérationnelles, explique Jana Becker, consultante en produits et projets d'IA chez LBBW. « L’idée était de produire davantage de vidéos. Mais cela représentait un investissement en temps et en argent trop important. »

Le coût n’était que le premier obstacle. Le second découlait du statut de banque réglementée de LBBW.

« Dans un environnement réglementé comme celui d’une banque, vous devez vous préoccuper très tôt des sujets liés à la protection des données, à la sécurité de l’information, à la sécurité informatique, aux questions relatives au comité d’entreprise, mais aussi à divers aspects juridiques », précise-t-elle.

Le grand virage

Jana s’est attaquée aux deux problèmes : trouver un moyen abordable de produire des vidéos et s’assurer que l’outil puisse passer les contrôles réglementaires de la banque. Faisant le lien entre les unités opérationnelles de LBBW et ses fournisseurs de technologies, elle est intervenue tout au long du processus, du premier atelier sur les besoins jusqu’à la mise en œuvre, en passant par le choix du prestataire.

Après une étude de marché approfondie, Synthesia s’est imposée comme l’une des entreprises les plus solides du secteur, travaillant déjà avec plusieurs grandes entreprises allemandes.

« C’était évidemment un très bon signe pour nous », indique Jana. « En fin de compte, c’est vraiment l’ensemble de l’offre (fonctionnalités, maturité sur le marché et expérience) qui a fait la différence. »

La question commerciale était ainsi réglée. LBBW a abordé le volet réglementaire dès le départ et ne s’est pas arrêtée à la simple approbation. Les parties prenantes concernées ont elles-mêmes testé Synthesia dès le début afin de se faire leur propre idée.

« Elles ne se sont pas contentées d’évaluer les risques », souligne Jana, « elles ont aussi pu juger par elles-mêmes de ce à quoi ressemblent concrètement les fonctionnalités et l’utilisation d’un tel outil. »

LBBW a ensuite centralisé le déploiement de Synthesia, avec un ensemble de règles unique pour chaque équipe.

« Nous souhaitions fournir des directives claires et une gouvernance uniforme pour tout le monde dès le départ », dit-elle. « Car nous voulions nous assurer que Synthesia soit utilisé de manière conforme dès le premier jour. »

L'impact

Lorsque LBBW a présenté pour la première fois une vidéo réalisée avec Synthesia, les collaborateurs ont été à la fois surpris et curieux. Ils ont été étonnés du réalisme des avatars générés à partir de personnes réelles. Puis ils ont cherché à savoir dans quels cas l’usage d’un avatar était pertinent, et dans quels cas il ne l’était pas.

« C’était en fait une très bonne chose que LBBW engage ces discussions si tôt », estime Jana.

L’accueil a été très positif et les unités opérationnelles ont immédiatement voulu commencer à produire leurs propres vidéos. Aujourd’hui, LBBW utilise principalement Synthesia pour sa communication interne : des vidéos sur l’intranet, des avatars personnalisés lors d’événements et des formations lors de l’introduction de nouveaux produits ou processus. Les résultats se traduisent de quatre manières :

Plus de vidéos, moins de diapositives. « Depuis que nous avons introduit Synthesia, ce qui a le plus changé, c’est que nous réalisons désormais plus de vidéos », explique Jana. Au lieu de créer un support PowerPoint, les équipes créent aujourd’hui une vidéo.

Une production en interne. « Depuis que nous avons adopté Synthesia, nous gagnons énormément de temps. » Autrefois, les allers-retours avec des agences externes étaient interminables. Aujourd'hui, nous produisons désormais des vidéos plus rapidement et à moindre coût. »

Des traductions sans passer par des agences. La traduction est devenue l’un des cas d’usage les plus importants. Ce qui exigeait auparavant un travail conséquent avec des prestataires externes se fait désormais directement dans Synthesia. « Ce qui me fascine personnellement, c’est la facilité et la rapidité avec lesquelles on peut produire une vidéo avec Synthesia », confie Jana. « Et pas seulement dans sa propre langue, mais aussi dans de nombreuses autres langues, ce qui nous permet de nous adresser facilement à de nombreux collègues au sein de LBBW. »

Des idées venant du terrain. « Avant, nous donnions davantage de directives sur la manière dont Synthesia pouvait être utilisé. Aujourd’hui, les idées nous viennent directement des unités opérationnelles », se réjouit-elle. « C'est un très bon signe pour nous, car cela montre que la technologie est intégrée dans le travail quotidien. »

Ce qu'il faut retenir

La démarche de LBBW fait figure de modèle pour toute organisation introduisant l’IA dans un environnement réglementé : répondre tôt aux questions difficiles, assurer une gouvernance centralisée et laisser ensuite les équipes métiers prendre le relais.

Le conseil de Jana à ses pairs est simple : « Nous recommandons aux autres entreprises évoluant dans un environnement réglementé d’impliquer les parties prenantes concernées très tôt : pas seulement lors du processus d’approbation, mais dès la phase de test. »

Son verdict sur la plateforme est tout aussi direct :

« Synthesia réduit considérablement les obstacles à la production d’une vidéo professionnelle. Aujourd'hui, nous n'avons plus besoin de présentateur ni de caméra pour produire une vidéo. »