KONE x Synthesia

Die Herausforderung

Die Techniker von KONE lernen durch praktische Erfahrung, und genau dafür wurde die KONE Academy konzipiert: eine praxisnahe Ausbildungsstätte in Hannover, mit echten Aufzügen, Rolltreppen und Türen, in der die Auszubildenden gemeinsam mit Ausbildern, die direkt aus der Praxis kommen, an den Anlagen arbeiten. Das sind echte Meister der Fehlerbehebung, und die Zeit, die sie an echten Maschinen arbeiten, ist ein Teil der Ausbildung, den kein Video ersetzen kann. Diese Zeit, in der die Experten verfügbar sein mussten, machte die Schulungen kostspielig: Die Kurse dauerten bis zu vier Tage, sodass jede Schulung mit Hotelübernachtungen, Reisekosten und dem Ausfall von Technikern vor Ort verbunden war.

Das größere Problem war, wie diese knappe Zeit genutzt wurde. Jede Gruppe war gemischt – Neulinge, Wiedereinsteiger, Veteranen –, sodass die Ausbilder viel Zeit vor Ort aufwenden mussten, um alle Teilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen, bevor die eigentliche praktische Arbeit beginnen konnte.

Beim Onboarding neuer Mitarbeiter gab es einen ähnlichen Engpass. Die Menschen wurden durch Live-Webinare über Aufzüge, Rolltreppen, Sicherheit und die Vorschriften für ihre Tätigkeit auf den neuesten Stand gebracht. Der Inhalt war solide, doch das Format stieß an seine Grenzen: Bei einer Live-Sitzung waren alle Teilnehmer an denselben Zeitplan und dasselbe Tempo gebunden, und bei zehn Teilnehmern in einer einzigen Telefonkonferenz gab es keine zuverlässige Möglichkeit, zu überprüfen, was die Teilnehmer tatsächlich verstanden und gelernt hatten.

Manche Informationen konnten auch nicht bis zum nächsten Kurs warten. Wenn die Techniker vor Ort schnell über eine Softwareänderung oder ein neues Tool informiert werden mussten, war E-Mail nicht der richtige Kanal.

Der Wandel

Die Lösung bestand nicht darin, den Präsenzunterricht abzuschaffen – sie bestand darin, die Zeit für den Präsenzunterricht für das zu schützen, was nur im Präsenzunterricht möglich war. KONE schafft nun eine gemeinsame Wissensbasis, bevor die Techniker zur Schulung anreisen: Die Akademie erstellt Vorbereitungsvideos in Synthesia und stellt diese bereits vor den jeweiligen Kursen zur Verfügung, damit die Techniker schon auf dem gleichen Stand sind, wenn sie anreisen. Der erste Schritt war ganz einfach – Olaf nahm die PowerPoint-Präsentationen, die die Ausbilder bis dahin verwendet hatten, übernahm sie in Synthesia und ergänzte einen Avatar, der erzählt, was ein Ausbilder im Präsenzunterricht behandelt hätte. Diese Arbeit macht er immer noch selbst.

„Vor Synthesia kamen alle mit unterschiedlichen Vorkenntnissen zur Schulung und hatten keine gemeinsame Basis, mit der sie beginnen konnten. Jetzt absolvieren sie zuerst das E-Learning, so sparen wir einen Schritt im Präsenzunterricht. Wir sparen bis zu einem Tag – einen Tag Kapazität, einen Tag Anreise, einen Tag Hotelkosten.“ — Olaf Torney, Training Manager, KONE Academy

Dieser erste Erfolg ebnete den Weg für einen noch größeren. KONE ersetzte das gesamte Onboarding für Servicetechniker – das zuvor durch Live-Webinare bereitgestellt wurde – durch acht Module zum Selbststudium, die die ersten drei Wochen eines neuen Mitarbeiters abdecken und im globalen LMS des Unternehmens veröffentlicht verfügbar sind. Etwa 250 neue Mitarbeiter arbeiten sich seitdem pro Jahr in ihrem eigenen Tempo durch den Lehrstoff und begleiten anschließend einen erfahrenen Techniker bei seinen Einsätzen vor Ort, um das Gelernte in der Praxis umzusetzen.

Die Reichweite ist genauso wichtig wie das Tempo, denn die Akademie ist für den gesamten DACH-Raum zuständig, nicht nur für Deutschland. Synthesia übernimmt auch die Übersetzung, sodass ein auf Deutsch erstelltes Video mit geringfügigen Anpassungen auch für die französische Schweiz lokalisiert werden kann – eine Person, eine Quelle, die gesamte Region wird abgedeckt.

Der nächste Schritt waren kurze Aktualisierungsvideos, maximal fünf Minuten, zu einer Softwareänderung oder einem neuen Werkzeug, die sofort auf dem Smartphone des Technikers bereitgestellt werden, ohne dass er auf die nächste Schulung oder eine E-Mail warten muss.

Die Wirkung

„Jetzt kannst du dir in fünf Minuten ein Schulungsvideo auf dem Handy ansehen – genau dann, wenn du es brauchst. So etwas gab es bei uns noch nie – und die Resonanz vor Ort ist großartig.“  — Olaf Torney

• 30 % schnellere Videoproduktion, je nach Projekt.
• Ungefähr 2x höhere Nutzung durch die Technikerteams – ansprechendere Formate, die sogar bei knappen Fristen angesehen werden.
• Ein gesparter Tag bei mehrtägigen Kursen – kein Hotel, keine Reise, keine verlorene Zeit im Außendienst.
• Lernvorbereitung skalierbar — ~2.500 Mitarbeiter in der DACH-Region absolvieren jetzt die E-Learning-Kurse von Synthesia, bevor sie in die Akademie kommen, damit der Präsenzunterricht mit einer gemeinsamen Basis beginnt.
• Support nach Bedarf vor Ort — Techniker rufen bei Bedarf vor Ort kurze Anleitungsvideos ab, demnächst sollen fünfminütige Updates für den Außendienst folgen.
• Skalierbares Einarbeitungsprogramm — das Onboarding für rund 250 neue Mitarbeiter pro Jahr erfolgt durch E-Learning-Module zum Selbststudium, die im eigenen Tempo durchgearbeitet werden können.

Die Bedeutung

Für ein Wartungsunternehmen bedeutet jede Stunde Schulung eine Stunde weniger im Außendienst – und am wertvollsten ist dabei der praktische Unterricht an der Seite eines Experten. Synthesia hat den praktischen Unterricht nicht ersetzt, sondern geschützt. Durch die Umstellung der Kernschulungen auf KI Videos konnte KONE seine erfahrenen Ausbilder entlasten, sodass diese ihre Zeit vor Ort nun für den praktischen Unterricht nutzen können, bei dem tatsächlich sowohl ein Mensch als auch eine Maschine im selben Raum erforderlich sind. Gleichzeitig erhalten die Techniker wichtiges Wissen zeitnah in dem Moment, zu dem sie es benötigen.

Synthesia ist mittlerweile fester Bestandteil der Ausbildung der Techniker bei der KONE Academy – damit das richtige Wissen in der richtigen Sprache und zum richtigen Zeitpunkt in die richtigen Hände gelangt.