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Cómo crear procedimientos operativos estandarizados de videos efectivos

Por
Kevin Alster
9/10/25

Crea videos con IA con más de 230 avatares en más de 140 idiomas

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Los procedimientos operativos estandarizados basados en texto a menudo se pasan por alto y se vuelven obsoletos, lo que convierte la integración de nuevos empleados en una tarea ardua. El resultado es tiempo perdido, ejecución inconsistente y más riesgos de cumplimiento.

Cambiar a procedimientos operativos estandarizados de video impulsados por IA convierte esos mismos procesos en algo claro, atractivo y fácil de seguir.

Voy a mostrarte cómo crear un procedimiento operativo estandarizado de video claro, impulsado por IA, que tu equipo pueda utilizar y mantener actualizado.

Esta guía está diseñada para operaciones, L&D y gerentes, y viene con una plantilla breve además de una lista de verificación útil para mantener todo en orden.

✨ Resumen: Procedimientos operativos estandarizados de video impulsados por IA
  • Los procedimientos operativos estandarizados de video son más rápidos de consumir y más fáciles de actualizar que los documentos de texto
  • Las herramientas impulsadas por IA te permiten crear videos de procedimientos operativos estandarizados profesionales en menos de 15 minutos
  • Concéntrate en una tarea por video, manteniéndolo entre 60 y 180 segundos
  • Utiliza una plantilla estructurada: gancho, requisitos previos, 3–7 pasos claros y cierre
  • Distribuye a través de tus canales existentes y rastrea métricas de participación
  • Asigna propiedad y establece ciclos de revisión trimestrales para mantener el contenido vigente
  • Aprovecha las funciones de IA como voces multilingües y subtítulos dinámicos para equipos globales

¿Qué es un procedimiento operativo estandarizado?

Un procedimiento operativo estandarizado (POE) es un conjunto de instrucciones documentadas que asegura que las tareas se realicen de manera consistente y correcta en toda tu organización.

Los procedimientos operativos estandarizados efectivos son:

  • Claros y sin ambigüedades - Cualquiera puede seguirlos sin necesidad de interpretación
  • Fáciles de seguir bajo presión de tiempo - Crítico para procedimientos de emergencia
  • Versionados y con dueño - Alguien es responsable de mantenerlos actualizados
  • Auditables con puntos de control - Puedes verificar que cada paso se completó correctamente
⏱️ Mantenlo conciso

Te sugiero que apuntes a una duración de video de 60 a 180 segundos por POE. Si crees que necesitas más tiempo, entonces considera dividirlo en una serie de videos.

¿Por qué son mejores los procedimientos operativos estandarizados de videos?

A nadie le gusta mirar un muro de texto, mientras que a los aprendices les encantan los procedimientos operativos estandarizados en video.

Son excelentes para cortar el desorden y resolver los problemas que generan los documentos basados en texto.

5 beneficios validados por clientes de los procedimientos operativos estandarizados en video

  • Más rápidos de consumir: Los equipos realmente ven videos cortos. Los clientes informan que reducen módulos de ~25 minutos a ~2.5 minutos cuando pasan a procedimientos operativos estandarizados de video concisos.
  • Más fáciles de actualizar: Cuando un paso o proceso cambia, puedes actualizar el guion y regenerar el video sin necesidad de volver a grabar.
  • Consistencia a gran escala: Un video estándar para equipos globales previene desviaciones locales y asegura que todos sigan el mismo proceso.
  • Listo para múltiples idiomas: Genera versiones localizadas sin volver a grabar, perfecto para plantillas de trabajo diversas.
  • Rastreados: Mide las tasas de visualización y finalización para probar el ROI e identificar brechas de conocimiento.
🚫 Cuándo no usar video para procedimientos operativos estandarizados

Yo aún prefiero usar listas de verificación en texto para árboles de decisión largos y variables, y sigo utilizando documentos para flujos de aprobación/legal que requieren firmas. El video es mejor para procedimientos claros y repetibles con un componente visual.

Cómo crear un procedimiento operativo estandarizado de video utilizando IA: 5 pasos

{lite-youtube videoid="7k3N1bUURa4" style="background-image: url('https://img.youtube.com/vi/7k3N1bUURa4/maxresdefault.jpg');" }

He creado cientos de videos de procedimientos operativos estandarizados. El formato a continuación los mantiene atractivos y fáciles de actualizar. Y ahora, gracias a los avances en inteligencia artificial, puedes hacer que el proceso de creación de videos sea tan fácil como escribir un correo electrónico.

Paso 1: Determina el propósito y la audiencia

El primer paso para crear un procedimiento operativo estandarizado de video usando IA es tener un enfoque cristalino.

  • Elige una tarea por video (ej.: "Registrar un bug prioritario en Jira")
  • Define los criterios de éxito: Lo que los espectadores pueden hacer después de ver
  • Conoce a tu audiencia: Los nuevos empleados necesitan más contexto que el personal con experiencia.

Paso 2: Redacta un guion conciso

Normalmente creo mi guion desde cero utilizando esta estructura:

  • Gancho/Objetivo → Requisitos previos → 3-7 Pasos (acción + verificación de éxito) → Cierre (peligros + dónde conseguir ayuda)
  • Apunta a 120-140 palabras por minuto
  • Usa verbos en imperativo ("Haz clic," "Ingresa," "Verifica")
📋 Plantilla reutilizable de video de POE
  • Tarjeta de título: SOP-ID + título
  • Gancho/objetivo: Una frase que explica lo que los espectadores lograrán
  • Requisitos previos: Lo que se necesita antes de comenzar
  • Pasos 1-5: Acción + verificación de éxito para cada uno
  • Peligros/errores comunes: Lo que suele salir mal
  • Cierre: Propietario, enlace al documento canónico, dónde hacer preguntas
  • Tarjeta final: Número de versión y fecha

Ejemplo de fragmento:
"Para registrar un bug prioritario, primero verifica que estás en el proyecto correcto. Haz clic en 'Crear Problema', selecciona 'Bug' del menú desplegable. Sabrás que has tenido éxito cuando el ID del bug aparezca en rojo." Haz clic en 'Crear Problema', selecciona 'Bug' del menú desplegable. Sabrás que has tenido éxito cuando el ID del bug aparezca en rojo."

También hemos creado una guía detallada sobre cómo escribir guiones de video de formación que puedes consultar.

Si ya tienes documentos de POE, puedes dividir y resumir la información para convertirla en un guion de video, o puedes simplemente convertir tu documento de POE directamente a video con Synthesia desde:

Paso 3: Construir en Synthesia

Una vez que tengas tu POE en Synthesia, el siguiente paso es convertirlo en un video profesional.

Primero, elige una plantilla y aplica tu kit de marca para mantener fuentes y colores de marca consistentes.

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Elección de una plantilla

Luego selecciona un avatar de IA expresivo y una voz que se ajuste a tu audiencia.

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Selección de un avatar con IA

A continuación, normalmente empiezo a añadir elementos visuales como grabaciones de pantalla, formas/anotaciones y B-roll. Puedes generar B-roll con IA, elegir entre opciones predeterminadas o subir las tuyas.

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Generando B-roll

En este punto, también me gusta añadir subtítulos dinámicos para accesibilidad y capítulos para que los espectadores puedan saltar a pasos específicos.

Synthesia también te permite agregar interactividad a tus videos con funciones como botones clicables, cuestionarios y caminos ramificados que guían a los espectadores a través de diferentes escenarios.

Me encanta agregar estos elementos ya que hacen que mis videos de POE sean más atractivos y ayudan a los espectadores a aprender de manera activa o tomar decisiones, en lugar de solo ver pasivamente.

{lite-youtube videoid="ltRZFaj2hTI" style="background-image:url('https://img.youtube.com/vi/ltRZFaj2hTI/maxresdefault.jpg');" }

¡Ahora es el momento de generar tu video!

Paso 4: Distribuir donde se trabaja

¡Tu video ya está completo! Envíalo a tu equipo a través de los canales que ya utilizan. Mi método de distribución más común es exportar mi video de POE como un paquete SCORM para poder rastrear la finalización en mi LMS.

También puedes descargar tu video como un MP4 si necesitas acceso sin conexión o si deseas compartirlo internamente sin enlaces.

Para equipos que utilizan Confluence o Notion, los videos embebidos facilitan la inclusión de tus videos de Synthesia directamente en tu documentación.

Si necesito compartir mi video externamente, crearé una página de compartición pública para enviar un enlace rápido a proveedores o contratistas.

Una vez que tu video esté en vivo, puedes usar las analíticas de video de Synthesia para ver las tasas de visualización y detectar dónde los espectadores abandonan.

Paso 5: Mantener y versionar

Los POE pueden volverse obsoletos rápidamente si no se mantienen, y es entonces cuando empiezan a causar problemas. He encontrado que la mejor solución es asignar un propietario para cada video de POE y mostrar claramente el ID del POE, la versión y la fecha de la última actualización al final de tu video.

También recomiendo establecer un ritmo de revisión trimestral o actualizar tus videos cada vez que cambien los sistemas. También puedes rastrear las tasas de finalización de visualización y los tickets de soporte para atrapar el contenido obsoleto o poco claro antes de que cause problemas más grandes.

💡 Mejores prácticas para los procedimientos operativos estandarizados en video
  • Visuales: Acércate a pequeños elementos de la IU, muestra el estado real del sistema, oculta datos sensibles
  • Ritmo: Agrega pausas de 0.5 a 1 segundo entre pasos, mantén el texto en pantalla por debajo de 8 palabras
  • Consistencia: Usa la misma introducción/cierre y redacción de pasos a lo largo de tu serie
  • Accesibilidad: Habilita subtítulos y verifica la pronunciación de términos técnicos

Localización y accesibilidad

Los equipos globales necesitan POE en su propio idioma, y escalar eso no tiene que ser difícil.

Siempre intentaré mantener mis oraciones simples para que el video de IA se traduzca bien, y centralizar cualquier texto en pantalla para que pueda localizarlo una vez y reutilizarlo en todas las versiones.

Con las voces de IA de Synthesia es fácil generar instantáneamente versiones multilingües de tus videos sin necesidad de volver a grabar.

Medición y ROI

Me gusta poder probar el impacto de mis procedimientos operativos estandarizados en video.

Normalmente empiezo rastreando el tiempo hasta la competencia para los nuevos empleados y monitoreando las tasas de error de la primera semana o el volumen de tickets relacionados.

Puedes usar las analíticas de video de Synthesia para ver las tasas de visualización y los puntos de abandono, y emparejar cada video con una rápida encuesta de una pregunta que pregunte: "¿Hubo algo poco claro?" — es una manera fácil de detectar dónde necesita mejora tu contenido.

⚠️ Errores comunes que evitar
  • Combinar múltiples procedimientos en un video
  • Narración que no coincide con las acciones en pantalla
  • Saltar el "por qué" detrás de campos o decisiones clave
  • Permitir que los videos se vuelvan obsoletos sin dueño o calendario de revisión

Casos de uso en la industria

Los procedimientos operativos estandarizados en video tienen aplicaciones en una amplia gama de industrias:

  • Manufactura: Verificaciones de inicio/detención de máquinas
  • Cuidado de la salud: Procedimientos adecuados de colocación/retiro de EPP
  • Gestión de Servicios de TI: Clasificación de severidad de incidentes
  • RRHH: Configuración de dispositivo para nuevos empleados
  • Servicios financieros: Entrada de datos conforme para KYC

Dile adiós a los procedimientos operativos estandarizados aburridos y llenos de texto

¿Aún confías en los SOP repletos de texto para comunicar tus procesos? Si es así, te estás perdiendo una gran oportunidad de involucrar y educar a tus empleados.

Lo mejor es que no tiene que ser caro o llevar mucho tiempo producir videos de alta calidad. Comienza desde una plantilla de video en Synthesia y publica tu primer procedimiento operativo estandarizado usando IA hoy. Nuestra herramienta gratuita de creación de videos con IA facilita el inicio.

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PREGUNTAS FRECUENTES

Preguntas frecuentes sobre los videos con IA

¿Qué es un procedimiento operativo estandarizado en video?

Un procedimiento operativo estandarizado de video (POE) es una guía visual que muestra a los empleados exactamente cómo completar una tarea o proceso específico a través de demostraciones paso a paso. A diferencia de los procedimientos operativos estandarizados basados en texto tradicionales que a menudo se saltan o se malinterpretan, los procedimientos operativos estandarizados en video combinan narración, grabaciones de pantalla y señales visuales para hacer que procedimientos complejos sean claros y fáciles de seguir.

Los procedimientos operativos estandarizados en video son particularmente efectivos porque reducen el tiempo de capacitación de horas a minutos mientras garantizan que todos sigan el mismo proceso correctamente. Son especialmente útiles para tareas con componentes visuales como flujos de trabajo de software, operación de equipos o procedimientos de seguridad, dando a los equipos la confianza para realizar tareas correctamente la primera vez.

¿Cómo creo un video de POE paso a paso utilizando IA?

Crear un video de procedimiento operativo estandarizado impulsado por IA toma solo cinco pasos sencillos. Primero, identifica tu tarea específica y público, y luego redacta un guion conciso siguiendo esta estructura: gancho, requisitos previos, 3-7 pasos claros con chequeos de éxito, y un cierre con errores comunes. A continuación, utiliza Synthesia para construir tu video seleccionando una plantilla, eligiendo un avatar con IA y una voz, añadiendo grabaciones de pantalla o visuales, e incluyendo subtítulos para accesibilidad.

Una vez que tu video esté generado, distribúyelo a través de tus canales existentes como tu LMS, base de conocimiento o herramientas de comunicación del equipo. Finalmente, asigna a un responsable para mantener el video y establece revisiones trimestrales para mantenerlo actualizado. Todo el proceso suele tardar menos de 15 minutos, transformando lo que solía ser horas de trabajo de producción en un flujo de trabajo simple y repetible que cualquiera en tu equipo puede manejar.

¿Cómo debería estructurar un guion de video SOP para mantenerlo claro y fácil de seguir?

Un guion de video SOP bien estructurado sigue una plantilla probada que mantiene a los espectadores interesados y asegura que puedan completar la tarea con éxito. Comienza con una tarjeta de título que muestre el ID y el título del SOP, seguida de una frase gancho que explique lo que lograrán los espectadores. Incluye requisitos previos desde el principio, luego presenta de 3 a 7 pasos numerados donde cada paso contenga un verbo de acción claro y un indicador de éxito.

Mantén tu guion entre 120-140 palabras por minuto y apunta a una duración total de 60-180 segundos. Utiliza verbos imperativos como "Haz clic," "Ingresa," y "Verifica" para hacer las instrucciones totalmente claras. Termina con errores comunes a evitar, el nombre del propietario del documento y dónde obtener ayuda si es necesario. Esta estructura asegura que los espectadores sepan exactamente qué hacer, cómo verificar que lo han hecho bien, y a dónde acudir si se quedan atascados.

¿Cómo puedo localizar un video SOP para diferentes idiomas y asegurar accesibilidad?

La localización de videos SOP para equipos globales se vuelve simple con las funciones de traducción impulsadas por IA. Escribe tu guion original utilizando oraciones cortas y simples que se traduzcan fácilmente entre idiomas, evitando modismos o referencias culturales específicas. Con las voces de IA de Synthesia, puedes generar instantáneamente versiones en más de 140 idiomas sin necesidad de re-grabar, manteniendo la calidad y pronunciación consistentes de los términos técnicos en todas las versiones.

Para accesibilidad, siempre habilita subtítulos dinámicos que los espectadores puedan activar o desactivar, y asegúrate de que cualquier texto en pantalla sea lo suficientemente grande para leer en dispositivos móviles. Considera añadir indicadores visuales como flechas o resaltes para acciones clave, que funcionen universalmente independientemente del idioma. Al centralizar tus elementos de texto en pantalla, puedes actualizarlos una vez y aplicar cambios en todas las versiones localizadas, haciendo que el mantenimiento sea eficiente mientras aseguras que cada miembro del equipo pueda acceder a la formación en su idioma preferido.